Te presentamos 8 pasos para aprovechar al máximo tu tiempo y aumentar tu productividad.
Administrar de forma eficaz tu tiempo es una de las prioridades de cualquier emprendedor, porque el triunfo de tus proyectos recae precisamente en tu capacidad de aprovechar el día y en aumentar la productividad, después de todo “el tiempo es oro”; por eso hoy el post tiene el objetivo de darte una guía para administrar mejor tu tiempo y ser más productivo.
A través de 8 consejos te ayudaremos a aprovechar al máximo tu tiempo y a que cada paso en la creación de tu negocio, o en la administración del mismo, sea productivo. Lo cierto es que estos consejos te ayudarán tanto que los querrás llevar a todos los aspectos de tu vida.
1. Conócete a ti mismo
El primer consejo es que hagas una introspección sobre tu forma de manejar el tiempo y revisar tu grado de productividad. En esta guía estarás leyendo consejos que a lo mejor no van contigo del todo, por ejemplo, quizá trabajas mejor bajo presión y te servirá ponerte fechas límites más cortas o bien prefieres trabajar poco a poco en cada proyecto y decides no estresarte por tener resultados rápidos.
Conocer cómo trabajas, en qué condiciones lo haces mejor y, sobre todo, reconocer cuáles son tus problemas al organizarte y tus distractores. Estar consciente de esto te ayudará a diseñar un plan que realmente se ajuste a ti y que puedas llevarlo con mejor ánimo, por eso antes de pasar con los otros consejos, escribe cuáles son tus virtudes con el tiempo y cuáles son los errores que te hacen perderlo.
2. Prioriza las tareas y delega
Uno de los errores más comunes es que parece que no nos alcanza el tiempo para todas las actividades que tenemos que hacer, y terminamos con el tiempo encima haciendo todo casi de último momento. Para evitar que esto pase lo principal es revisar qué actividades tienes que hacer y el tiempo que tienes para ellas.
Lo ideal es que enlistes cada una de tus actividades y calcules más o menos el tiempo que te llevará realizar cada una, a la vez que enlistas el tiempo de entrega o el momento exacto en que tienen que estar hechas.
A partir de este par de listas, empieza a ordenar y dar prioridad a cada una según las que tengan el tiempo más cercano, así sabrás por dónde empezar y en qué actividades tienes que apresurarte más de lo normal. Poner fechas límites te ayudará a ponerte presión para no distraerte y acabar más rápido con esta lista de tareas.
También es muy importante que aprendas a delegar las tareas pendientes entre tus colaboradores, esto te asegurará que cada una tiene la atención necesaria.
3. Establece objetivos claros y alcanzables
Una vez que tengas claras las prioridades en tu lista de tareas y medido el tiempo para realizarlas, puedes ponerte objetivos claros y alcanzables, que te permitan sentirte motivado cada vez que termines una tarea en específico.
Esta organización la debes llevar incluso a tu trabajo del día a día, plantearte objetivos claros y alcanzables que puedes lograr en corto tiempo te ayuda a sentirte motivado, de lo contrario plantearte grandes cantidades de trabajo al día que difícilmente puedes terminar, te hará sentir frustración lo que puede entorpecer tu dinámica de trabajo.
4. Evita distracciones
Evitar las distracciones es el pilar para fomentar la productividad y aprovechar mejor el tiempo. Suele ser uno de los consejos más comunes, pero pocas veces se materializa en algo más específico.
Para evitar distracciones es importante que hagas una introspección para identificar qué actividades te llegan a distraer y cuáles puedes eliminar de tu rutina por completo, seguramente no podrás eliminar todas, pero cuando esto sea así lo mejor es tratar de reducirlas al mínimo.
Si tienes la posibilidad, te puede ayudar mucho hacerte de un lugar propio en el que solo tú tengas acceso y en donde puedas vetar esas cosas que te distraen.
A pesar de lo peligroso que puede ser para tu productividad, puedes usar las actividades que te distraen como un aliciente para trabajar más rápido, esto porque puedes recompensarte después de cumplir un objetivo con una actividad trivial que te resulte satisfactoria.
5. Toma un descanso breve entre las tareas
Por increíble que parezca, la organización de tu tiempo conlleva dejar un espacio para el descanso. Plantéate dejar unos minutos de descanso entre tarea y tarea, incluso si tienes el tiempo suficiente, puedes alargar estos descansos a horas o días si has terminado una tarea especialmente agotadora.
Tomarte un tiempo para descansar te ayudará a retomar el trabajo con nueva energía y con la mente mucho más clara. Notarás la diferencia si tomas estos pequeños descansos.
6. Crea una rutina
Hacer cambios en tu forma de trabajo y vetar todo lo que te distraiga es una parte importante para aumentar tu productividad, pero esto es solo el inicio. El objetivo es que logres que estas actividades positivas se vuelvan un hábito, los expertos dicen que para lograrlo debes repetirlas durante 66 días.
Nada mejor para disciplinarte y empezar a transformar tu día a día y la forma en que aprovechas el tiempo que hacerlo una rutina. Establecer como algo cotidiano las actividades que has planeado, los descansos y las pequeñas recompensas en una rutina reduce drásticamente las posibilidades de recaer en malos hábitos, además de ayudarte a aumentar tu productividad.
7. Duerme bien
En general tu estado de salud influye directamente en tu trabajo, no es lo mismo empezar a trabajar después de dormir bien toda la noche que empezar a trabajar después de una noche en vela.
Seguramente te ha pasado que después de no dormir bien por la noche o después de varias noches sin dormir cuando intentas trabajar no rindes igual, por decirlo de alguna manera. No importa que le dediques el tiempo planeado a una actividad, si la falta de sueño te está afectando todo esto será un desperdicio; porque no podrás cumplir con cabalidad con ellas. Por eso, es muy importante que en cada jornada de trabajo llegues descansado para tener la mente clara.
8. Usa la tecnología a tu favor
No te sorprenderán afirmaciones como “hay aplicaciones para todo” o “tienes tu vida en el celular” porque en el fondo sabes que están llenas de verdad. Hoy en día no aprovechar las herramientas que la tecnología te pone al alcance de un clic para resolver un problema cotidiano es un error, así que aprovecha esta ventaja a tu favor y empieza a usar aplicaciones que te ayuden a administrar el tiempo y aumentar tu productividad.
Estas herramientas te pueden ayudar tanto para administrar y organizar el tiempo y tareas para tu empresa y con tus empleados como para administrar tu tiempo personal.
Algunas aplicaciones que te ayudarán a crear una lista de tareas son: Todoist, una app en la que solo debes anotar las tareas que debes hacer y su software e inteligencia artificial las categoriza y ordena según el orden de importancia, además de programar automáticamente recordatorios y archivar las que ya realizaste.
Toodledo es otra aplicación muy similar a la anterior, en la que introduces tu lista de tareas y el tiempo de entrega, con esta información la app va a determinar la prioridad de cada actividad y el tiempo que debes destinar a ella, también sirve para organizar trabajo con tus colaboradores, pues permite compartir y gestionar las listas de tareas.
Si quieres medir el tiempo que dedicas a trabajar puedes usar Toggl, una aplicación de seguimiento de tiempo que funciona en diferentes dispositivos (tablets, teléfonos y computadoras), por lo que no importa desde donde trabajes puedes registrar y medir el tiempo que dedicas a cada tarea. Te puede entregar un informe detallado de cómo pasaste tu tiempo, como te puedes imaginar tener esta información de forma tan específica y cuantitativa te permitirá determinar qué tan productivo eres y qué puedes hacer para mejorar.
Jiffy es una aplicación que simula un temporizador que va a medir el tiempo invertido en una tarea, proyecto o cliente, además, te entregará estadísticas detalladas sobre el tiempo invertido en cada tarea, descansos o tareas menores como enviar correos, que te ayudarán a hacer los cambios necesarios en las áreas que necesites mejorar.
Esperamos que esta guía te sea de utilidad, porque no hay nada más valioso que el tiempo, en especial para alguien que está empezando su propio negocio.
¿Qué te ha parecido esta guía, conoces algún otro consejo para ser más productivo? Cuéntanoslo en las redes sociales, nos encanta saber tu opinión.
